Inventory control merupakan proses pengawasan serta pengelolaan stok barang supaya jumlahnya akurat, terkontrol, dan sesuai dengan kebutuhan operasional yang dibutuhkan. Sederhananya, inventory control atau pengendalian persediaan berfungsi sebagai garda depan untuk memastikan barang masuk, keluar, dan tersimpan tercatat dengan tepat sehingga tidak ada selisih stok.
Inventory control sendiri masih menjadi bagian krusial dari manajemen inventaris barang. Selain untuk mengoptimalkan tingkat stok barang di gudang agar ketersediaanya selalu ada demi memenuhi permintaan customer, hal ini sekaligus juga untuk memastikan stok tidak berlebihan guna menghemat biaya operasional penyimpanan barang. Simak penjelasan lengkapnya melalui artikel TransTRACK Academy berikut ini!
Problema stok yang kerap selisih atau hilang lumrah terjadi dalam bisnis apapun baik retail maupun gudang distribusi. Penyebab utamanya antara lain adalah:
Pencatatan data secara manual yang tidak konsisten
Human error ketika menginput data
Pengawasan Gudang yang minim atau tidak maksimal
Proses keluar masuk barang tanpa pengawasan
Tidak melakukan audit stok secara berkala
Tidak main-main, bila tidak ditangani dengan tepat dan segera, stok barang yang selisih atau hilang bisa menimbulkan kerugian secara finansial dan mengganggu opeasional bisnis
Fungsi Inventory Control dalam Bisnis
Inventory control berperan penting untuk menjaga keseimbangan ketersediaan barang dan kedayagunaan operasional bisnis. Dengan sistem yang baik, perusahaan bisa memastikan stok nya selalu akurat. Ketepatan ini bisa meminimalisasi resiko kehilangan serta kerusakan. Inventory control juga dapat membantu dalam perencanaan pembelian yang akan meningkatkan kecepatan distribusi.
Bukan hanya sekedar mencatat stok saja, namun fungsi inventory control ini juga melingkupi beberapa aspek penting dalam tata kelola barang, seperti hal-hal berikut:
Mengoptimalkan arus barang
Mendukung rencana pembelian dengan data yang akurat
Mencegah kehilangan atau pencurian stok barang
Mengontrol jumlah stok
Dengan poin-poin penting yang disebutkan di atas, inventory control menjadi pilar yang penting dalam operasional bisnis.
Apa Tugas Inventory Control
Tugas inventory control biasanya mencakup pengawasan serta pengelolaan pergerakan barang dalam gudang agar tetap dalam pengawasan dan tercatat dengan tepat. Pencatatan termasuk stok masuk, keluar, dan pemantauan secara kontinyu. Selain itu berikut beberapa tugas utama inventory control :
Mengawasi stok barang secara real-time atau berkala
Melakukan pencatatan barang yang masuk atau keluar
Melakukan stock opname (audit stok)
Mengidentifikasi selisih stok pada barang
Menyusun laporan inventaris seakurat mungkin
Melakukan koordinasi dengan tim gudang dan pembelian
Tugas-tugas diatas dilakukan guna memastikan seluruh proses manajemen inventaris berjalan secara baik dan minim akan error atau kesalahan.
Bagaimana Cara Mengontrol Stok Barang: Manual vs Digital
Dalam manajemen inventaris barang, umumnya terdapat dua metode utama yang digunakan, secara manual dan digital. Berikut perbedaan serta penjelasan singkatnya:
1. Sistem Manual
Menggunakan buku catatan atau spreadsheet sederhana yang dibuat mandiri tanpa bantuan gadget.
Kelebihan:
Biaya relatif rendah
Mudah diterapkan di bisnis kecil
Tidak memerlukan skill komputer khusus untuk penginputan
Kekurangan:
Rentan human error karena ditulis dengan manual
Sulit memantau stok secara real-time
Proses audit seringnya memakan waktu lebih lama
2. Sistem Digital
Menggunakan gadget yang memiliki software inventory atau ERP.
Kelebihan:
Data bisa tercatat dengan lebih akurat dan real-time
Otomatisasi pencatatan stok
Kemudahan dalam melakukan analisis stok
Kekurangan:
Membutuhkan investasi awal baik dari segi software maupun gadget
Perlu pelatihan penggunaan yang mungkin tidak bisa diikuti semua orang
Untuk bisnis yang tengah berkembang di era modern ini tentunya sistem digital dinilai jauh lebih efektif dalam mencegah selisih stok atau hilang stok.
Tips Cegah Stok Selisih atau Hilang
Mencegah stok hilang ataupun selisih dapat dimulai dari hal kecil seperti pencatatan yang rapi dan berkala, baik secara digital maupun manual. Beberapa tips yang bisa diterapkan untuk mencegahnya antara lain adalah:
1. Melakukan Stock Opname Secara Berkala
Pemeriksaan stok secara rutin akan membantu mendeteksi selisih lebih awal sehingga bisa ditemukan sumber masalahnya
2. Gunakan Sistem Pencatatan Terintegrasi
Hindari pencatatan ganda atau manual yang berpotensi menyebabkan error dalam inventaris.
3. Penerapan SOP Gudang yang Jelas
Setiap proses keluar-masuk barang harus memiliki prosedur yang jelas dan tercatat.
4. Gunakan Kode Barang atau Barcode
Mempermudah identifikasi dan mengurangi kesalahan saat melakukan input barang
5. Batasi Akses Gudang
Berikan otoritas akses gudang hanya pada beberapa personel tertentu yang memang berkepentingan.
6. Manfaatkan Teknologi Digital
Memanfaatkan penggunaan CCTV ataupun software inventory lainnya yang mampu mengawasi stok barang secara real-time ataupun berkala.
Strategi Efektif dalam Manajemen Inventaris Barang
Untuk meningkatkan kontrol stok, bisnis juga perlu menerapkan strategi berikut:
FIFO (First In First Out): Barang lama sebaiknya dipergunakan terlebih dahulu
Safety Stock: Menyediakan stok cadangan guna menghindari barang habis
Forecasting: Memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data yang ada
Monitoring KPI: Memantau tingkat akurasi stok dan perputaran barang
Strategi ini dinilai ampuh dalam membantu menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan efisiensi biaya penyimpanan.
Kesimpulan
Inventory control adalah elemen penting dalam menjaga kestabilan operasional bisnis. Dengan sistem yang tepat entah itu manual maupun digital, perusahaan disinyalir dapat mengurangi risiko selisih stok, memaksimalkan akurasi pencatatan data, dan mengoptimalkan manajemen inventaris barang.
Mengatasi stok yang kerap hilang atau selisih bukan hanya masalah pendataan atau pencatatan tapi juga diperlukan disiplin, pengawasan, serta penggunaan teknologi untuk membantu mengatasinya. Memiliki sistem inventory control yang modern dan terintegrasi tentunya merupakan investasi yang patut dipertimbangkan agar bisnis bisa berkembang lebih pesat.
Mengelola inventaris mungkin bukanlah perkara yang simpel, namun bila Anda tertarik untuk meningkatkan pemahaman dalam mengelola inventory secara profesional, Anda bisa bergabung dengan program pelatihan dari TransTRACK Academy. Wawasan praktis, strategi terkini, serta tips dan trik mengenai pengelolaan inventaris bisa didapatkan dengan mudah.
Nah, tunggu apa lagi, segera upgrade pemahaman serta skill yang dibutuhkan untuk jenjang karir yang lebih menjanjikan dengan TransTRACK Academy!
FAQ
Apa itu inventory control? Apa saja contohnya?
Inventory control adalah pengawasan terhadap stok barang guna memastikan ketersediaannya sesuai dengan catatan. Contohnya adalah melakukan perhitungan secara berkala untuk produk dengan intensitas pembelian yang tinggi untuk mencegah kehilangan.
Mengapa sering terjadi selisih stok ?
Hal ini umum terjadi akibat adanya kesalahan saat mencatat stok secara manual, barang rusak tak dilaporkan, terjadi pencurian, hingga sistem manajemen gudang yang tidak dilengkapi dengan cctv.
Bagaimana cara jitu untuk melakukan kontrol stok barang yang akurat dan efektif?
Banyak hal yang dapat dilakukan, diantaranya menggunakan software stok manajemen otomatis, melakukan audit secara mendadak, menerapkan sistem FIFO/LIFO.
Apa yang harus dilakukan saat terjadi selisih stok?
Segera lakukan penghitungan ulang, kalau perlu telusuri semua riwayat transaksi terakhir, periksa bukti dokumen surat jalan. Apabila tak ditemukan sebabnya lakukanlah penyesuain stok dengan persetujuan manajemen yang disertai dengan laporan investigasi sesuai dengan prosedur yang berlaku di setiap perusahaan.
