Lead Time dalam Logistik: Cara Mengatasi Keterlambatan Pengiriman dari Pemasok

Apakah Anda masih asing dengan istilah lead time? Lead time dalam dunia logistik seringkali mengacu pada waktu yang dibutuhkan atau direncanakan antara awal dan penyelesaian operasi atau bahkan proyek. Istilah lead time ini kerap digunakan di bidang manajemen supply chain, manajemen proyek, ataupun di bidang manufaktur. 

Bisa dibilang lead time ini punya peran yang cukup penting dalam dunia logistik. Keterlambatan dalam pengiriman logistik dari pemasok bisa saja mengakibatkan efek domino yang cukup serius. Mulai dari habisnya stok barang yang membuat produksi terhenti, hingga kerugian finansial yang diakibatkan karena potensi kehilangan pelanggan. Maka dari itu penting bagi kita untuk memahami lead time dan mengetahui bagaimana mengelola lead time dalam logistik agar tak terjadi inefisiensi ataupun pemborosan sumber daya. Simak penjelasan lebih lengkapnya melalui artikel TransTRACK Academy berikut ini!

Mengenal Komponen Lead Time dalam Rantai Pasok

Mengetahui dan mengenal komponen lead time dalam supply chain atau rantai pasok amat penting. Ketika kita paham bahwa lead time pengiriman bukan hanya murni berasal dari proses pengirimannya semata, tapi merupakan akumulasi beberapa tahapan yang berkaitan. Memahami faktor ini akan mempermudah kita dalam menghitung lead time pengiriman dengan lebih akurat. Beberapa komponen tahapan tersebut antara lain: 

• Order Processing Time
  Estimasi waktu yang dibutuhkan semenjak pesanan dibuat dan diproses secara administratif.
• Production Lead Time
  Waktu yang dibutuhkan supplier dalam memproduksi barang sesuai dengan order yang sudah dibuat
• Transit Time
  Waktu pengiriman barang dari lokasi penjual ke gudang atau lokasi tujuan.
• Inspection Lead Time
  Total waktu yang digunakan dalam melakukan pengecekan kualitas barang sebelum akhirnya masuk ke stok.

Penyebab Umum Terlambatnya Pengiriman dari Supplier

Adapun beberapa faktor keterlambatan pengiriman dari pemasok yang umum ditemui adalah sebagai berikut: 

• Kendala logistik yang diakibatkan oleh cuaca ataupun kemacetan yang terjadi di pelabuhan
• Komunikasi yang tidak efektif antara pemasok dengan perusahaan
• Pesanan yang cukup mendadak tanpa perencanaan terlebih dahulu
• Kapasitas produksi yang terbatas
• Terdapat masalah finansial pada pemasok

Dampak Lead Time pada Stok dan Operasional

Waktu tunggu atau lead time punya pengaruh yang cukup signifikan terhadap manajemen stok. Lead time yang cukup panjang tentu akan meningkatkan resiko kurangnya barang sehingga menuntut stok pengaman (safety stock) yang lebih banyak. Sebaliknya, lead time yang pendek bisa memaksimalkan operasional serta mengurangi biaya penyimpanan terhadap stok barang. Beberapa dampak utama lead time pada stok dan operasional antara lain: 

• Peningkatan safety stock 

Lead time yang panjang memaksa perusahaan perlu mempunyai lebih banyak stok demi menghindari kekosongan stok barang

• Biaya penyimpanan meningkat

Lead time panjang otomatis membuat biaya inventaris meningkat karena barang harus dipesan sedini mungkin dan disimpan lebih lama. 

• Ada resiko stockout ataupun lost sales

Jika tak dibuat seefisien mungkin, keterlambatan pengiriman bisa membuat produksi terhambat yang mengakibatkan penjualan menurun

• Efisiensi Pengisian Stok

Lead time yang relatif singkat bisa mempercepat pengisian stock dan mempermudah pengelolaan gudang

• Variabilitas lead time

Ketidakpastian lead time bisa jadi lebih berbahaya dibandingkan dengan lead time lama tapi konsisten. Waktu lead time yang sulit diprediksi biasanya akan memerlukan safety stock yang lebih tinggi

Strategi Memperpendek Lead Time Logistik

Strategi terbaik guna memperpendek lead time dalam logistik adalah dengan mengoptimalkan setiap tahapan dalam rantai pasok sehingga waktu tunggu bisa ditekan dengan maksimal. Dengan pendekatan yang terintegrasi, lead bisa saja dipersingkat tanpa perlu mengorbankan kualitas layanan. Berikut beberapa strategi yang bisa menjadi acuan untuk diterapkan:

Menerapkan Vendor Management Inventory (VMI)

• Kondisi dimana perusahaan memberikan akses pada pemasok untuk memantau dan mengelola ketersediaan barang secara real-time berdasarkan data yang diberikan secara transparan oleh perusahaan
• Kolaborasi ini bisa membantu mengurangi resiko kehabisan ataupun kelebihan stok

Diversifikasi Pemasok (Multi-Sourcing)

• Diversifikasi pemasok merupakan strategi penting dalam manajemen rantai pasok guna meminimalisir ketergantungan hanya pada satu pemasok saja
• Dengan memiliki banyak pemasok, maka perusahaan bisa mengurangi resiko gangguan pasokan yang mungkin terjadi akibat masalah internal maupun eksternal yang dialami oleh vendor

Negosiasi Service Level Agreement (SLA)

• Menetapkan standar waktu pengiriman dengan klausul penalti atau insentif lewat perjanjian yang disepakati antara perusahaan dan pemasok sedari awal.
• Salah satu langkah penting dalam memastikan supplier memiliki komitmen dan disiplin yang jelas terhadap kinerja pengiriman.
• Adanya kesepakatan tertulis membuat risiko keterlambatan bisa ditekan, peningkatan transparansi, dan hubungan kerja menjadi semakin professional serta terukur. 

Otomasi Pesanan

• Otomasi pesanan adalah solusi modern dengan pemanfaatan sistem digital guna memantau stok secara real-time 
• Ketika mencapai batas minimum hal ini akan memicu pemesanan ulang secara otomatis. Dengan sistem ini perusahaan tak usah lagi melakukan pengecekan secara manual. 

Local Sourcing 

• Memilih pemasok yang lebih dekat dengan gudang atau perusahaan guna mengurangi lead time delivery dan risiko keterlambatan atau kehabisan stok.  

Strategi Menurunkan Lead Time Dengan Analisis Data

Pendekatan berbasis data bisa membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis. Beberapa data yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan antara lain adalah:

• Melakukan evaluasi kinerja pemasok (Vendor Scorecard)
  Memantau performa pemasok dengan menggunakan data seperti, kualitas dan konsistensi lead time. 
• Mengidentifikasi bottleneck dalam proses operasional 

Memungkinkan perusahaan mengidentifikasi hambatan yang memperlambat alur kerja dan meningkatkan lead time.

• Menggunakan demand forecasting untuk perencanaan yang lebih akurat Memungkinkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan stok sehingga proses restocking bisa dilakukan lebih tepat waktu.
• Menganalisis pola keterlambatan untuk perbaikan berkelanjutan
  Perusahaan mengambil keputusan berbasis data guna meminimalisir risiko keterlambatan pengiriman di masa depan.

Kesimpulan

Lead time merupakan elemen penting dalam manajemen pasok yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan yang pada akhirnya akan berimbas pada kepuasan pelanggan. Keterlambatan pengiriman dari supplier merupakan hal yang mungkin akan terjadi, namun hal ini bisa diatasi dengan strategi dan perencanaan yang matang. 

Mulai dari diversifikasi vendor, memiliki perhitungan yang matang untuk safety stock, hingga memanfaatkan teknologi digital agar pemasok bisa secara otomatis mengirim stok barang saat diperlukan. Terapkan juga komunikasi yang transparan dengan pemasok sedari awal sehingga kinerja lead time bisa dijaga dan keterlambatannya bisa diatasi dan dicegah.

Memahami strategi pengelolaan lead time lebih detil dan aplikatif untuk dengan TransTRACK Academy. Melalui pelatihan berbasis praktik dan contoh kasus industri, Anda bisa meningkatkan pemahaman dan skill dalam mengelola supply chain supaya lebih efisien sehingga menghadapi tantangan industri bukan lagi hal yang menakutkan. 

FAQ