Strategi Menentukan Order Quantity yang Tepat untuk Menghindari Overstock dan Stockout

Banyak bisnis mengalami masalah stok bukan karena kurang laku, tetapi karena salah menentukan jumlah pesanan. Order quantity yang tidak optimal dapat menyebabkan gudang penuh atau justru kehabisan barang saat permintaan meningkat. Artikel TransTRACK Academy ini akan membahas konsep order quantity secara praktis agar Anda dapat mengelola persediaan dengan lebih efisien.

Apa Itu Order Quantity?

Order Quantity adalah jumlah unit barang yang dipesan oleh perusahaan dari pemasok dalam satu kali pemesanan dan pada waktu tertentu. Penentuan order quantity menjadi bagian penting dalam manajemen persediaan karena langsung memengaruhi kelancaran operasional dan biaya logistik.

Secara sederhana, order quantity menjawab pertanyaan: “Berapa banyak barang yang harus dipesan setiap kali perusahaan melakukan pembelian?” Jumlah ini bisa berupa bahan.

Menentukan order quantity yang tepat sangat krusial untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan persediaan.

• Terlalu kecil → berisiko stockout, produksi terhenti, dan peluang penjualan hilang.
• Terlalu besar → menyebabkan overstock, biaya penyimpanan meningkat, dan modal tertahan di gudang.

Karena itu, order quantity yang optimal membantu perusahaan beroperasi lebih efisien, responsif terhadap permintaan, dan terkendali dari sisi biaya.

Mengenal Konsep Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu konsep paling fundamental dalam manajemen persediaan. Model ini membantu perusahaan menentukan jumlah pemesanan yang paling efisien agar total biaya persediaan berada pada titik terendah.

EOQ merupakan model matematika yang digunakan untuk mencari titik optimal di mana biaya pemesanan (ordering cost) dan biaya penyimpanan (holding cost) berada pada kondisi paling seimbang dan minimal. Dengan EOQ, perusahaan tidak hanya fokus pada ketersediaan barang, tetapi juga pada efisiensi biaya secara keseluruhan.

Variabel Utama dalam EOQ

Perhitungan EOQ didasarkan pada tiga variabel utama:

• Permintaan Tahunan (Demand / D)
  Total kebutuhan atau penggunaan barang dalam satu tahun.
• Biaya Pemesanan per Pesanan (Setup Cost / S)
  Biaya yang timbul setiap kali melakukan pemesanan, seperti administrasi, proses pembelian, dan transportasi awal.
• Biaya Penyimpanan per Unit per Tahun (Holding Cost / H)
  Biaya untuk menyimpan satu unit barang selama satu tahun, termasuk biaya gudang, asuransi, dan risiko kerusakan.

Rumus Dasar EOQ

Secara matematis, EOQ dirumuskan sebagai berikut:

Rumus ini menunjukkan bahwa jumlah pemesanan optimal dipengaruhi oleh tingkat permintaan dan biaya pemesanan, serta dibatasi oleh besarnya biaya penyimpanan. Dengan menerapkan EOQ, perusahaan dapat membuat keputusan pemesanan yang lebih rasional, terukur, dan efisien dari sisi biaya.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Jumlah Pesanan

Dalam praktik manajemen persediaan, penentuan jumlah pesanan tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa faktor kunci yang saling memengaruhi dan perlu dipertimbangkan secara menyeluruh agar keputusan pemesanan tetap efisien dan ekonomis.

Biaya Penyimpanan (Carrying Costs)

Biaya penyimpanan muncul selama barang berada di gudang. Komponen utamanya meliputi sewa gudang, biaya asuransi, biaya penanganan, serta risiko kerusakan, penyusutan, atau barang usang. Semakin besar jumlah pesanan, semakin tinggi pula biaya penyimpanan yang harus ditanggung perusahaan.

Biaya Pemesanan (Ordering Costs)

Biaya ini timbul setiap kali perusahaan melakukan pemesanan, terlepas dari jumlah unit yang dibeli. Contohnya adalah biaya administrasi pembelian, biaya pengiriman, proses penerimaan barang, hingga inspeksi kualitas. Jika frekuensi pemesanan terlalu sering, total biaya pemesanan akan meningkat.

Waktu Tunggu (Lead Time)

Lead time adalah rentang waktu sejak pesanan dibuat hingga barang diterima. Lead time yang panjang atau tidak stabil menuntut perusahaan menyiapkan stok pengaman, sehingga berpengaruh langsung pada jumlah pesanan dan tingkat persediaan yang harus dijaga.

Diskon Kuantitas

Pemasok sering menawarkan harga lebih murah jika perusahaan membeli dalam jumlah besar. Diskon kuantitas dapat menurunkan biaya per unit, namun harus dianalisis dengan cermat karena pembelian besar juga berpotensi meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko overstock.

Dengan memahami faktor-faktor ini, perusahaan dapat menentukan jumlah pesanan yang lebih optimal—tidak hanya dari sisi harga beli, tetapi juga dari total biaya persediaan secara keseluruhan.

Perbedaan Order Quantity (OQ) vs. Minimum Order Quantity (MOQ)

Dalam proses pengadaan, istilah Order Quantity (OQ) dan Minimum Order Quantity (MOQ) sering digunakan, namun keduanya memiliki konteks dan fungsi yang berbeda. Memahami perbedaannya membantu perusahaan membuat keputusan pembelian yang lebih strategis.

Konteks Order Quantity (OQ)

Order Quantity (OQ) adalah keputusan internal perusahaan yang menentukan berapa banyak barang yang dipesan dalam satu kali pembelian. Penetapan OQ didasarkan pada kebutuhan operasional, perencanaan produksi, tingkat permintaan, serta pertimbangan efisiensi biaya seperti biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Dengan kata lain, OQ mencerminkan jumlah pesanan yang dianggap paling optimal bagi perusahaan.

Konteks Minimum Order Quantity (MOQ)

Minimum Order Quantity (MOQ) adalah batas minimum pemesanan yang ditetapkan oleh pemasok agar suatu pesanan dapat diterima dan diproses. MOQ biasanya ditentukan untuk menutup biaya produksi, setup, atau logistik di sisi supplier. Nilai MOQ tidak selalu sejalan dengan kebutuhan ideal perusahaan, terutama bagi bisnis dengan skala kecil atau permintaan yang fluktuatif.

Strategi Negosiasi OQ dan MOQ

Untuk menyelaraskan kebutuhan internal dengan batasan dari supplier, perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi, seperti:

• Negosiasi bertahap, dengan komitmen volume jangka panjang meski pemesanan per transaksi lebih kecil.
• Konsolidasi pesanan, menggabungkan kebutuhan beberapa periode atau beberapa unit bisnis.
• Penyesuaian harga, menerima harga sedikit lebih tinggi sebagai kompensasi MOQ yang lebih rendah.

Pendekatan ini membantu perusahaan tetap menjaga efisiensi persediaan tanpa mengorbankan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Cara Menentukan Order Quantity yang Optimal

Menentukan order quantity yang optimal membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan berbasis data. Berikut langkah-langkah praktis yang dapat diterapkan oleh perusahaan dari berbagai skala bisnis.

Langkah 1: Analisis Riwayat Penjualan

Mulailah dengan meninjau data penjualan historis untuk memahami pola permintaan. Perhatikan adanya tren tahunan, fluktuasi musiman, atau lonjakan pada periode tertentu. Analisis ini membantu memperkirakan kebutuhan aktual sehingga jumlah pesanan lebih mendekati kondisi riil pasar.

Langkah 2: Hitung Biaya Variabel

Identifikasi seluruh biaya yang timbul dalam proses persediaan, terutama biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan mengetahui biaya nyata untuk setiap kali melakukan pemesanan dan menyimpan barang, perusahaan dapat menilai dampak finansial dari berbagai skenario jumlah pesanan.

Langkah 3: Tentukan Safety Stock

Safety stock berfungsi sebagai stok cadangan untuk mengantisipasi ketidakpastian, seperti keterlambatan pengiriman atau lonjakan permintaan mendadak. Penetapan safety stock yang tepat membantu menjaga kelangsungan operasional tanpa harus menyimpan persediaan berlebihan.

Langkah 4: Gunakan Software Manajemen Inventaris

Manfaatkan software manajemen inventaris untuk mengotomatiskan perhitungan order quantity. Dibandingkan metode manual, sistem digital mampu mengolah data permintaan, lead time, dan biaya secara real-time sehingga hasilnya lebih akurat, konsisten, dan mudah disesuaikan dengan perubahan kondisi bisnis.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat menentukan order quantity yang tidak hanya optimal secara teoritis, tetapi juga aplikatif dan relevan dengan kebutuhan operasional sehari-hari.

Dampak Kesalahan dalam Menentukan Order Quantity

Kesalahan dalam menentukan order quantity dapat menimbulkan dampak serius terhadap kinerja operasional dan keuangan perusahaan. Dua risiko utama yang paling sering terjadi adalah kekurangan stok dan kelebihan stok.

Kekurangan Stok

Order quantity yang terlalu kecil berpotensi menyebabkan stockout. Dampaknya tidak hanya berupa hilangnya peluang penjualan, tetapi juga terganggunya proses produksi dan menurunnya kepercayaan pelanggan. Dalam jangka panjang, pelanggan bisa beralih ke kompetitor yang mampu menyediakan produk secara konsisten.

Kelebihan Stok

Sebaliknya, order quantity yang terlalu besar mengakibatkan overstock. Modal perusahaan menjadi tertahan dalam bentuk persediaan, sementara risiko barang kedaluwarsa, rusak, atau usang semakin tinggi. Selain itu, biaya gudang, asuransi, dan penanganan barang akan meningkat, sehingga membebani arus kas perusahaan.

Oleh karena itu, penentuan order quantity yang tepat bukan sekadar soal jumlah pesanan, melainkan keputusan strategis untuk menjaga keseimbangan antara pelayanan pelanggan dan efisiensi biaya.

Kesimpulan

Order quantity merupakan elemen kunci dalam manajemen persediaan yang berdampak langsung pada efisiensi biaya, kelancaran operasional, dan kepuasan pelanggan. Penentuan jumlah pesanan yang tepat—dengan mempertimbangkan permintaan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, lead time, hingga batasan seperti MOQ—membantu perusahaan menghindari risiko kekurangan stok maupun kelebihan persediaan. Pendekatan yang terstruktur dan berbasis data, termasuk pemanfaatan model seperti EOQ dan dukungan sistem digital, menjadi fondasi penting dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Untuk memperdalam pemahaman dan meningkatkan kemampuan praktis dalam mengelola persediaan serta perencanaan rantai pasok secara modern, ikuti pelatihan Digital Supply Chain di TransTRACK Academy. Program ini dirancang untuk membantu profesional dan pelaku bisnis menguasai konsep, tools, dan praktik terbaik supply chain berbasis teknologi agar lebih siap menghadapi tantangan industri yang dinamis.

FAQ: Order Quantity